Apa itu surat resmi, bagian apa saja yang terdapat dalam surat resmi? Surat resmi adalah surat yang sering digunakan oleh perusahaan, surat pemerintah, organisasi nonpemerintah, instansi tertentu, maupun perseorangan, yang bersifat formal dan berkepentingan resmi. Apa perbedaan surat resmi dan tidak resmi? Surat resmi tentu berbeda dengan surat tidak resmi, dimulai dari bentuk tulisan hingga penggunaan atau pemilihan gaya bahasa.
Surat tidak resmi atau surat biasa adalah surat yang menggunakan bahasa sehari-hari dalam penulisannya. Surat resmi biasanya diperuntukkan bagi kepentingan kegiatan resmi, misalnya kegiatan rapat sekolah, karang taruna, keperluan dinas, surat perusahaan dan perseorangan atau individu.
Surat resmi yang diperuntukkan bagi individu salah satunya yaitu surat lamaran kerja, surat pengunduran diri, format penulisannya pun tidak beda jauh dengan surat resmi pada umumnya. Untuk penjelasan lebih spesifik, baca uraian di bawah ini.
Baca juga:
• Bagian - Bagian Surat Resmi
Dalam menulis surat resmi tentunya mempunyai komposisi atau bagian-bagian yang harus diperhatikan saat membuat atau menulis. Berikut bagian-bagian surat resmi yang harus anda perhatikan.
1. Kop Surat
Saat menerima surat, haal pertama yang Anda lihat adalah kop surat. Pemberian kop surat ini ada tujuan tertentu. Surat resmi perusahaan biasanya di tambahkan air macam usaha, nomor izin usaha, bidang pelaksanaan. Kop surat fungsinya sebagai berikut:
- Sebagai media iklan atau promosi.
- Mengetahui alamat dan nama Instansi.
- informasi mengenai jenis kegiatan.
- Mengetahui bidang kegiatan.
2. Nomor Surat
Nomor surat bertujuan sebagai, memudahkan dalam pengarsipan data kapan surat terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Memudahkan karyawan pada pembuatan surat selanjutnya.
Isi Nomor Surat:
- Nomor urut.
- Bulan dan tahun pembuatan.
- Kode tujuan.
- Kode kedudukan surat.
Nomor surat terdapat di bawah kop surat tepatnya di sebelah kiri. Nomor surat pada surat resmi berfungsi untuk:
- Memudahkan pencarian jika surat dibutuhkan.
- Kepentingan administrasi.
- Memudahkan saat pengelompokan surat sesuai jenis-jenisnya.
- Mengontrol frekuensi pengiriman surat.
Contoh:
Nomor: 012/RU/II2019
012 : Menunjukkan surat keluaran ke -12
RU : Undangan untuk rapat
II : Surat dibuat pada bulan ke -2 Februari.
2019 : Tahun pembuatan surat.
Bila tidak ada lampiran yang disertakan beri tanda (-)
3. Tanggal Surat
Salah satu hal yang paling penting dalam pembuatan surat adalah untuk mengetahui kapan surat dibuat, terutama bagi penerima surat tersebut. Tanggal surat berfungsi sebagai masa berlakunya surat. Oleh karena itu unsur tanggal menjadi sangat penting dalam surat resmi.
4. Lampiran
Lampiran adalah dokumen yang di ikutkan dalam surat, biasanya terletak di belakang surat atau biasa disebut lampiran. Salah satu fungsi lampiran adalah sebagai petunjuk lebih lanjut mengenai isi surat yang tidak bisa di jelaskan secara detail.
Contoh:
No : -
Lamp : 2 Lembar
Perihal : -
Lamp : 2 Lembar : Artinya dalam surat tersebut terdapat 2 dokumen penjelas.
5. Perihal
Tujuan utama dalam isi surat resmi sering disebut dengan perihal, adapun fungsi dari perihal ialah sebagai penunjuk kepada si penerima surat tentang isi pokok dalam surat. Dengan demikian si penerima surat langsung mengetahui apa tujuan utama surat resmi yang dikirim tersebut.
6. Alamat Tujuan
Kepada siapa surat yang dituju oleh pengirim, adalah hal paling penting dalam pembuatan surat resmi. Alamat tujuan adalah hal paling krusial dalam surat resmi sehingga jangan sampai ada kesalahan kata maupun tujuan. Penulisan alamat ada dua bagian, yang pertama terdapat di luar amplop dan kedua ada di dalam atau di isi surat resmi. Dalam isi surat tidak harus diisi dengan alamat lengkap dalam penulisannya. Ada hal-hal yang harus di perhatikan dalam penulisan alamat tujuan dari surat resmi, sebagai berikut:
Kata "Kepada" tidak usah di tulis, karena mengandung pemborosan kata.
"Yang terhormat" lebih baik ditulis atau disingkat dengan "Yth" layaknya surat yang sering kita lihat, berfungsi untuk menghormati penerima surat resmi terlebih kepada pihak lain terutama kepada atasan atau relasi kerja.
Sebutan "Bapak", "Ibu", atau "Sdr" berlaku jika surat dikirimkan kepada nama orang dan sebaliknya jika dikirimkan kepada nama Instansi dan jabatan penerima surat resmi.
Hal lain yang harus anda cermati dalam pembuatan alamat tujuan adalah pemakaian titik hanya dipakai sesudah singkatan tidak dianjurkan disetiap baris.
Kode pos lebih baik ditulis sebab sangat membantu petugas pengiriman surat atau POS dalam mengirim tujuan surat.
Berikut contoh, alamat tujuan surat:
Yth. Manager PT. Perusahaan Listrik Negara Persero (PLN PERSERO)
Jalan Gunung Merbabu
Kota Makassar
Yth. Bapak Muhamad Ridwan S.E
Jalan Raya Esok - Jakarta KM 5
Kota Jakarta
7. Salam Pembuka
Bagian salam pembuka juga merupakan komponen penting dalam surat resmi. Salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum membaca inti dari surat yang dikirimkan.
Contoh sebagai berikut:
"Assalamu'alaikum"
"Dengan Hormat"
"Salam Sejahtera" dan lainnya.
8. Isi Surat
Komponen utama dalam penulisan sebuah surat resmi ialah isi surat, dimana pokok-pokok bahasan surat tertuang dalam isi surat. Dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.
Berikut penjelasan bagian-bagian tersebut:
- Pembuka ialah sebagai salah pengantar sebelum penerima membaca isi atau inti surat.
- Inti Surat yaitu komponen yang ada pada sebuah surat. Bagian utama yang menjelaskan isi surat kepada penerima.
- Penutup adalah berisi mengenai penegasan, simpulan, ucapan terimakasih.
Dengan demikian maka bagian penutup sebagai akhir dari penanda jika uraian pokok surat. Penulisan penutup pada surat resmi lebih baik tegas dan singkat.
9. Salam Penutup
Salam penutup digunakan sebagai menambah kesan santun di dalam berkomunikasi lewat surat resmi.
Baca juga:
10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam surat pada umumnya yang anda pernah lihat, tentunya sebuah surat ada pembubuhan tanda tangan atau keterangan tertentu. Begitu juga dengan surat resmi, dimana komponen utamanya terdapat nama penanggung jawab dan tanda tangan.
Tentunya pada sebuah surat resmi terdapat nama penanggung jawab surat tersebut dan di tandatangani. Penanda tanganan surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat yang dibuat.
11. Tembusan
Tembusan diperlukan jika terdapat pihak yang dianggap perlu untuk mengetahui isi surat resmi tersebut atau pihak terkait.
Itulah pengertian dan bagian-bagian surat resmi untuk Karang Taruna, perusahaan, dan Perseorangan. Cek juga informasi terkait contoh surat resmi di blog ini.
Terimakasih atas kunjungannya.
Belum ada tanggapan untuk "Pengertian Dan Bagian Surat Resmi Untuk Karang Taruna / Perusahaan / Perseorangan"
Post a Comment