TINTA PENA Surat-surat - Warganet, ingin membuat undangan rapat menggunakan aplikasi chatting WhatsApp, agar lebih efektif dan efesien? Membuat undangan rapat tentu tidak asal-asalan, harus memenuhi kaedah dan caranya tersendiri tidak seperti membuat undangan dengan cara konvensional. Nah, maka dari pada artikel kali ini kita membahasnya dibawah. Silahkan disimak ya.
Acara rapat adalah sebuha acara perkumpulan untuk memutuskan permasalahan, kendala atupun kegiatan penting secara musyawarah mufakat. Agar acara rapat dihadiri anggota, kelompok penting maka perlu dibuatkan undangan yang ditujukan kepada para peserta rapat.
Baca juga:
- Cara Dan Contoh Menulis Surat Izin Tidak Masuk Sekolah Yang Benar
- Contoh-Contoh Surat Undangan Pernikahan Melalui WhatsApp (WA) Silahkan Dipilih
- Contoh Membuat Undangan Di Grup WhatsApp Semi Formal Yang Baik
Acara rapt dilakukan oleh organisasi atau instansi baik formal maupun informal, seperti rapat perusahaan, rapat sekolah, rapat Karang Taruna, rapat Rukun Tetangga (RT) hingga pemerintah Daerah dan pusat. Untuk instansi besar dan resmi membuat undangan harus dilakukan secara fisik atau hard copy berupa kertas undangan.
Namun, rapat dengan volume kecil informal agar lebih efektif dan efesien juga meminimalisir pengambilan kas terlalu banyak bisa dilakukan secara online dengan menggunakan WhatsApp messenger.
Contohnya saja seperti, rapat rutin bulanan Karang Taruna atau rapat RT maka undangan tidak perlu menggunakan print out lalu dikirim ke rumah-rumah.
Sekarang kita dimudahkan dengan perkembangan teknologi, melalui WhatsApp kita bisa mengundang peserta melalui ketikan. Ini menjadi hal yang menarik juga menguntungkan karena lebih efektif dan efesien. Memanfaatkan teknologi sudah tidak menjadi hal asing lagi bagi kehidupan manusia dewasa ini.
Salah satu manfaat yang diuntungkan, mengurangi resiko terhadap pengeluaran keuangan untuk pembelian kertas, foto kopi undangan dan tersebut bisa dimanfaatkan untuk kepentingan lain. Selain itu juga Sobat juga tidak harus berkeliling membagikan surat undangan kerumah-rumah.
Nah, sekarang bagaimana cara pembuatan undangan acara rapat tersebut? Mari kita bahas.
Cara Pembuatan Undangan Acara Rapat.
Pembuatan surat undangan rapat lebih lengkap apabila ditulis secara formal. Namun, Namun, menulis atau mengetik undangan acara rapat formal melalui WhatsApp messenger tidak bisa disepelekan begitu saja, tidak bisa sembarang dan serampangan.
Meskipun surat undangan acara rapat di dbuat dan dikirim melalui sarana online WhatsApp, harus memenuhi kriteria Surat Undangan pada umumnya seperti ditulis kertas.
Kenapa bisa seperti itu, pada dasarnya surat undangan yang akan kita kirimkan ke peserta rapat bersifat formal. Maka dari itu, meski pengirimannya menggunakan media chatting WhatsApp tapi dalam pengetikannya harus memenuhi kriteria Surat Undangan formal.
Struktur Pembuatan Surat Undangan Acara Rapat.
• Penulisan Pertama
Ucapan salam kepada penerima surat undangan rapat adalah paragraf pertama, disusul kemudian tujuan dan maksud surat undangan tersebut. Dan ditutup memohon kehadiran peserta acara rapat.
• Penulisan Kedua.
Pada bagian utama surat undangan berisi penjelasan detail mengenai acara rapat, sebut saja alamat tempat rapat, waktu rapat, cantumkan apabila ada pimpinan penting mengikuti acara rapat.
• Penulisan Ke-tiga.
Nah dalam paragraf ini bisa dibilang paragraf permohonan atau paragraf penutup. Dalam paragraf ini, buatlah permohonan pengharapan kedatangan peserta rapat yang diundang. Ditambah juga ucapan terimakasih kepada peserta rapat yang diundang.
Seperti menulis surat dalam bentuk kertas, surat online dengan WhatsApp juga ada pertanyaan atau tanggungjawab dari ketua panitia acara atau ketua organisasi yang mengundang. Agar lebih terlihat lebih resmi bisa juga di kasih tembusan kepada pihak lain.
Setelah kita membahas mengenai penulis surat online via WhatsApp, sekarang kita akan membahas kapan waktu pengiriman surat WhatsApp yang tepat.
Seperti kita sadari sendiri, waktu luang ada saat sore hari hingga malam hari. Anggap saja setelah pulang kerja dan istirahat dirumah. Ya waktu itu kisaran pukul 16:00-20:00, itu adalah waktu yang paling pas dan efektif agar peserta yang kita undang membaca dengan teliti dan tuntas.
Berikut Contoh Undangan Acara Rapat Menggunakan WhatsApp messenger (WA)
Silahkan di copy paste, lalu edit sesuai keinginan Sobat.
Contoh 1: Undangan Rapat Karang Taruna
Kepada: Anggota Karang Taruna
Hal: Undangan Rapat
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Dengan hormat, bersma dengan ini kami memberitahukan kepada seluruh Anggota Karang Taruan (Mekar Sari) untuk dapat menghadiri dan mengikuti rapat rutin yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu (Malam Minggu), 9 Agustus 2021
Waktu: 19:30 (Ba'da Isya)
Tempat: Rumah, Mbak Lia Amelia Earhart RT 04
Acara: Rapat Rutin Bulanan Karang Taruna (Mekar Sari)
Demikian surat undangan ini kami buat sebagaimana mestinya, dengan harapan agar semua anggota Karang Taruna dapat menghadiri rapat rutin ini. Atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan banyak terimakasih.
Wassalamu'alaikum warahmatullahi wabarokatuh.
Hormat kami,
Ketua
Jhonson Tarigan
Sekretaris
Adelia Rasya
Contoh 2: Undangan Rapat Rukun Tetangga (RT)
Kepada: Warga RT 04
Hal: Undangan Rapat
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Dengan hormat, bersma dengan ini kami memberitahukan kepada seluruh Warga RT 04 untuk dapat menghadiri dan mengikuti rapat rutin yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu (Malam Minggu), 9 Agustus 2021
Waktu: 20:00 (Ba'da Isya)
Tempat: Rumah, Bapak. Anam Umar
Acara: Rapat Rutin Bulanan RT 04
Demikian surat undangan ini kami buat sebagaimana mestinya, dengan harapan agar Warga RT 04 dapat menghadiri rapat rutin ini. Atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan banyak terimakasih.
Wassalamu'alaikum warahmatullahi wabarokatuh.
Hormat kami,
Ketua
Zaenal Abidin
Contoh 3: Undangan Rapat OSIS
Nomor : 020/OSIS/SMA-8/III/2021
Perihal : Undangan Rapat OSIS
Kepada Yth.
Pengurus OSIS SMA Negeri 8 Kab. Semarang
Di tempat
Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Salam sejahtera untuk kita semua, semoga kita selalu dilimpahkan rahmat dan keberkahan-Nya. Berhubungan dengan acara perpisahan murid kelas XII yang akan diselenggarakan pada bulan September dengan ini kami mengundang pengurus OSIS. Perihal membahas persiapan acara sekaligus pembentukan panitia. Rapat akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 19 Agustus 2021
Waktu : Pukul 13.00 – 14.30 WIB (Setelah Jam Pelajaran terakhir)
Tempat : Gedung Aula SMA Negeri 8
Demikian surat undangan ini dibuat, kami berharap seluruh pengurus OSIS dapat menghadiri rapat tersebut dengan tepat waktu. Atas perhatiaannya kami ucapkan terima kasih. Wassalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Ketua OSIS
Zaenal Arifin
Sekretaris OSIS
Dwi Ratna Brodin
Pembina OSIS
Irwandi Yusuf, S.Pd
Contoh 4: Undangan Rapat Dusun
Kepada: Ketua RT Dusun Cahaya Bintang
Hal: Undangan Rapat
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Dengan hormat, bersma dengan ini kami memberitahukan kepada Ketua RT Berserta Dua wakilnya, untuk dapat menghadiri dan mengikuti rapat rutin yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu (Malam Minggu), 9 Agustus 2021
Waktu: 20:00 (Ba'da Isya)
Tempat: Rumah, Bapak. Zumri Aliaa (Kepala Dusun)
Acara: Rapat Pembangunan
Demikian surat undangan ini kami buat sebagaimana mestinya, dengan harapan agar Warga RT 04 dapat menghadiri rapat rutin ini. Atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan banyak terimakasih.
Wassalamu'alaikum warahmatullahi wabarokatuh.
Hormat kami,
Kepala Dusun
Abidinsyah Simatupang
_____
Begitulah tatacara dan beberapa contoh pembuatan surat undangan acara rapat melalui WhatsApp, semoga Sobat dapat menyimpulkan. Apabila artikel ini bermanfaat silahkan di share ke teman-teman lain di akun sosial media.
Terimakasih semoga bermanfaat.
Belum ada tanggapan untuk "Contoh Membuat Undangan Acara Rapat Menggunakan WhatsApp (WA)"
Post a Comment